MARI SEDIKIT MENGENALI : Prinsip Dasar ISO 9001:2008

dan menginputnya kedalam table-tabel excel yang membuat anda boring, malas melanjutkan dan bete.

Begitulah gambaran yang selama ini ada dibenak kebanyakan praktisi pabrik (unit produksi), namun sesungguhnya benarkah anggapan itu ? atau hanya karena kesalahan persepsi orang saja ?

Baiklah, dalam catatan ringan ini saya akan mencoba sedikit mengurai benang kusut persepsi tentang ISO 9001, semoga bisa memberikan gambaran yang ringkas agar semangat implementasi ISO 9001 bisa sejalan dengan apa yang diinginkan standar ini.

Definisi dan Sejarah ISO 9001:2008

ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan standar international yang mengatur tentang Sistem Management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Pertanyaan berikut yang muncul, apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya: YA. Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan sistem manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai ruang lingkup industri yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.

Organisasi pengelola standar international ini adalah International Organization for Standardization yang bermarkas di Geneva-Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh BSN).

Marilah kita melihat kebelakang sebentar pada bagaimana sejarah ISO 9001 ada hingga revisi terakhir tahun 2008. Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943, pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali pemasok. Sebagai konsekuensinya, maka demi kebutuhan standarisasi mutu, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar seleksi pemasok. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika Serikat mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8.

Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8 dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979. Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun 1987 melalui International Organization for Standardization, standar BS-5750 diadopsi sebagai sebuah standar international yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing. Perhatian utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan sistem prosedur yang harus dipenuhi secara menyeluruh.

Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty quality bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan ketidaksesuaian pada produk. Namun demikian, ISO versi tahun 1994 ini masih menganut system procedure yang kaku dan cenderung document centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services.

Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya prosedure yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausul yang semuanya wajib didokumentasikan menjadi prosedur organisasi). Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standar yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.

Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausul wajib, tetapi lebih pada proses bisnis yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi sistem ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenalah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memetakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam panduan mutu perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 prosedur yang harus terdokumentasi, yaitu: 1) procedure control of document, 2) control of record, 3) control of non conforming product, 4) internal audit, 5) corrective action, dan 6) preventive action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis apapun. Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara signifikan lebih menekankan pada efektivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara efektif berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada pengendalian proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.

Delapan Pinsip Manajemen

Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi  dalam organisasi perusahaan sehingga hampir semua jenis usaha bisa mengimplementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 ini.

Sistem ISO 9001:2008 fokus pada efektivitas proses perbaikan berkesinambungan dengan pilar utama pola berpikir plan, do, check, dan action, PDCA, dimana dalam setiap proses senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi.

Pilar berikutnya yang dipergunakan demi menyukseskan proses penerapan ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja sistem agar proses yang berlangsung sesuai dengan fokus utama yaitu efektivitas perbaikan berkesinambungan, delapan prinsip manajemen yang dimaksud adalah: 1) Customer Focus: Semua kegiatan perencanaan dan penerapan sistem semata-mata untuk memuaskan customer. 2)  Leadership: Manajemen puncak berfungsi sebagai Leader dalam mengawal penerapan sistem bahwa semua gerak organisasi selalu terkendali dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang sinergi pada setiap elemen organisasi. 3) Keterlibatan semua orang: Semua elemen dalam organisasi terlibat dan perhatian dalam penerapan sistem manajemen mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta bermutu, pada fungsinya sebagai office boy. 4) Pendekatan Proses: Aktivitas penerapan sistem selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan. 5) Pendekatan Sistem ke Manajemen: Implementasi sistem mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (manajemen) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep  kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan perbaikan untuk menghilangkan potensi masalah. 6) Perbaikan berkelanjutan: Improvement, adalah roh penerapan ISO 9001:2008. 7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan: Setiap keputusan dalam penerapan sistem selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti penerapan) sama dengan tidak dilaksanakannya sistem ISO 9001:2008. 8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok: Pemasok bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, mitra bisnis karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan.

Dengan delapan pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat produktif dan efektif untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan. 

Sumber : Ahmad Hidayat (PMHP Madya)

Artikel Lain

• Merancang Unit Pengolahan Hasil Pertanian [Bagian 2]
• Merancang Unit Pengolahan Hasil Pertanian
• Mengenal Jenis Proses Pengolahan
• HARGA KOMODITAS: CPO Diprediksi Tertinggi US$900 Per Ton Tahun Ini
• Kopi Indonesia Perlu Dipromosikan kepada Wisman
• Sosialisasi Kegiatan dan Penyerahan POK Tahun 2013
• Setara dan Adil “Kata Kunci Gender”
• Banjir di Pandeglang, 75 Hektare Padi Puso
• Kementan Produksi Massal Vaksin H5N1 clade 2.3.2
• Inkonsistensi Kebijakan Yang Terdapat Dalam UU Pangan No.18 Tahun 2012